EL CONTROL EN LA ORGANIZACIÓN: PROCESOS.

 
El control es como un «proceso de ob­servación y medida a través de la comparación sistemática de los objetivos pre­vistos con los resultados obtenidos. Y también la capacidad de dominio o de regulación del sistema para alcanzar dichos objetivos». En definitiva, el proceso de control se basa en estos tres pasos o fases consecutivas:
 

a)      Observación y medida de los resultados obtenidos por los procesos de acción.

b)      Comparación sistemática de estos resultados con los objetivos previstos (estándares o normas) para determinar la existencia o no de desviaciones.

c)      Adopción, en su caso, de medidas o acciones correctoras e, inclusive, de una replanificación o definición de nuevos objetivos y cursos de acción.

 
El proceso de control se concibe no sólo como la observación y ve­rificación de si los objetivos se cumplen o no, sino también como el sistema con capacidad para regular todo el proceso y asegurar su eficacia. En este sentido, el control en la función organizativa tiene que desempeñar estas cinco tareas básicas:
 

-       Primero: establecer los estándares o «variables-norma» que se derivan de los objetivos fijados por los planes y por el propio proceso de decisión.

-       Segundo: determinar el procedimiento de captación de información y de su contraste con aquellos estándares para el ejercicio del control. Información que contará tanto de datos externos como internos o según cual sea el con­texto en que se mueva el objetivo, considerado como usuario del proceso.

-       Tercero: comparar los resultados (información) con los estándares y medir las desviaciones posibles a tenor de la estructura dada al sistema de planificación.

-       Cuarto: evaluar la importancia de las desviaciones obtenidas en térmi­nos de coste-eficacia, es decir, en la medida en que puedan afectar a la efi­ciencia organizativa y, por tanto, que sea más o menos necesario actuar correctivamente o bien, dada su importancia, requerir la elaboración de un nuevo plan.

-     Quinto: proceder a corregir, si fuera preciso, las desviaciones obtenidas, actuando como una función de regulación sobre acciones, decisiones, pla­nes y objetivos según cual sea el tipo de proceso diseñado.

 
Como se ha indicado, la primera tarea, y posiblemente la más importante del control, sea el establecimiento correcto de los estándares o «variables-norma», con las cuales el proceso correspondiente va a determinar la mayor o menor eficien­cia de la función directiva y, consecuentemente, de la propia organización. Estos estándares pueden ser de distinta naturaleza y utilizables en cada una de las cla­ses en que se puede ejercitar el control, así como en los diferentes procesos en que éste se instrumenta, a saber:
 

• Estándares físicos. Parámetros o «variables-norma» en unidades físicas re­lacionadas básicamente con los flujos de trabajo del sistema técnico de la organización, especialmente relativas a las actividades y tareas de la cir­culación físico-económica de la explotación. 

Ejemplo: En una empresa de fabricación de automóviles la producción de un determinado número de coches, 20.000 unidades al año.

 

• Estándares monetarios. Parámetros o «variables-norma» en unidades mo­netarias relacionadas fundamentalmente con las actividades y tareas del sistema técnico, tanto en los flujos propios de la explotación como del capital (financiación-inversión).  

Ejemplo: En el departamento de contabilidad, no sobrepasar una determinada cuantía de exigible inmediato.

 

• Estándares intangibles. Parámetros o «variables-norma» que no se expre­san de las formas anteriores y son medidos bien con otros criterios o bien de forma indirecta u ordinal. Son propios de los otros sistemas de la orga­nización y tienen que ver con aspectos de comportamiento, de calidad, de servicio, de orden, de posición, etc.  

Ejemplo: En el departamento de calidad, no sobrepasar un número concreto de errores de fabricación.

 

• Estándares como metas. Parámetros o «variables-norma» que expresan metas cuantitativas y cualitativas para evaluar la función directiva y que, de alguna forma, sustituyen a los estándares intangibles. Son, por ejem­plo, los presentados para evaluar la eficiencia organizativa. 

Ejemplo: En el departamento de ventas, alcanzar un número concreto de unidades vendidas.