LA FUNCIÓN DE
ORGANIZACIÓN.
Llevar
a efecto los planes requiere la función de organización, que constituye la
segunda fase del proceso de dirección. Así como la función de planificación
genera un objetivo al que ha de dirigirse la empresa, la función de
organización hace posible que estos planes se lleven a efecto de forma conjunta
y colectiva entre todos los elementos del sistema.
La
división en tres niveles de la tarea de dirección, en la pirámide organizativa
a que se hizo referencia anteriormente, forma parte de la función de
organización. Organizar es dividir el trabajo entre las personas y los grupos y
coordinar sus actividades. Una empresa, sea pequeña o grande, y cualquier
organización, sea lucrativa o no, está bien organizada si cada uno sabe con
claridad cuál es su trabajo y si todas las partes se encajan para desarrollar
perfectamente las funciones del sistema y conseguir sus objetivos. Está mal
organizada si sus unidades funcionan con objetivos cruzados, si departamentos
rivales están constantemente peleando por sus competencias, o si algunas
funciones no se realizan porque nunca quedaron claramente asignadas a alguien.
En una entidad bien organizada nadie es imprescindible. Si una persona acude a
algún organismo de la
Administración Pública española a ciertas horas para resolver
algún trámite, es frecuente que no le puedan atender porque «quien lleva esos
asuntos» está desayunando. Es un síntoma de mala organización. ¿Qué sucedería a
la tramitación de esos asuntos si ese funcionario tuviera una enfermedad
prolongada? La tendencia en las empresas bien dirigidas es tener estructuras
sencillas. Es muy fácil caer en la tentación de hacer una organización
compleja. Las tareas urgentes se encargan a grandes comisiones, los principales
directivos, distraídos por sus obligaciones en las comisiones, suplican mayores
órganos staffs que les asesoren, y entre tanto se hace bien poco. Es algo
frecuente en muchos organismos de la Administración Pública,
pero también sucede en algunas empresas privadas. Es preciso evitar las
estructuras organizativas rígidas y complejas. En general, es preferible
delegar en los subordinados, dándoles autonomía para que utilicen sus propias
capacidades. La autonomía no significa caos si va acompañada de un control
adecuado.
El
de la estructura organizativa es un tema tan importante y complejo que a él se
le dedica integramente el siguiente capitulo. Aquí sólo queda señalar
brevemente los cinco objetivos principales de la organización de empresas, que
son los siguientes:
1. Suministrar una estructura
organizativa que permita definir las funciones de los puestos de trabajo,
describirlos y determinar las relaciones entre ellos.
2. Establecer líneas
de autoridad y de responsabilidad. La organización pone de manifiesto quién
está encargado y quién es responsable de cada tarea.
3. Crear canales
de comunicación. La estructura organizativa establece canales de
comunicación ascendentes, descendentes e interdepartamentales.
4. Establecer procedimientos
para alcanzar los objetivos de la organización.
5. Determinar procedimientos para la contratación y asignación de los recursos humanos. Cuando una
empresa contrata nuevos empleados, éstos se integran en un departamento,
dependencia, sucursal, o división con unas obligaciones específicas.