Elementos de los planes.

 La mayoría de los planes incluyen objetivos, políticas, procedimientos, reglas y  presupuestos.

Los objetivos, a los que en ocasiones se les denomina metas, son el resultado final que se espera conseguir con el plan. Aunque el que más frecuentemente se menciona es el beneficio, las empresas también tienen objetivos de crecimiento, eficiencia, valor de sus acciones, responsabilidad social, desarrollo de su personal, servicio al aliente, etc. Unos objetivos bien definidos permiten a los directivos esta­blecer prioridades, disponer de unos estándares con los que luego poder comparar los resultados efectivamente obtenidos, y unificar los esfuerzos en torno a esos objetivos.

La experiencia demuestra que muchas organizaciones no consiguen el máximo provecho de sus objetivos porque éstos no están adecuadamente concebidos y esta­blecidos. Para que sean eficaces los objetivos deben cumplir las siguientes caracte­rísticas:

1.      Han de constituir un reto, pero ser realistas.

2.      Han de venir establecidos en términos específicos y cuantificables.

3.      Han de tener el apoyo total de los superiores.

4.      Han de ser capaces de generar entusiasmo en los subordinados.

5.      Han de ser comunicados a todos los subordinados involucrados en su con­secución.

6.      Han de expresarse por escrito.

7.      Han de ser comentados regularmente en las reuniones.

Las políticas son líneas que orientan el pensamiento y la acción. Crean límites para que exista cierta consistencia en las decisiones que se toman en los diversos ámbitos de actuación de la empresa. Una política a largo plazo que limita las decisiones de marketing y producción puede ser, por ejemplo, la de «productos dé gran calidad y elevado precio». Una política como ésta mantenida durante un pe­riodo de tiempo suficiente llega a crear una cierta imagen de la empresa y de sus marcas, bien diferente de la que puede llegar a tener otra empresa que sigue la política de «productos de calidad suficiente y precio tan bajo como sea posible». Las políticas abarcan todos los campos. Una política de personal sería «la promo­ción de los empleados se realiza sobre una base de capacidad, resultados y tesón».

Los procedimientos son más limitativos que las políticas: constituyen guías es­pecíficas de actuación. Señalan los pasos que han de darse en actividades tales como la contratación de personal, la adquisición de maquinaria, la devolución- de mercancías. fa realización de inventarios y arqueos de caja, etc.

Por ejemplo, un procedimiento para la adquisición de herramientas podría ser el siguiente: «Se han de preparar tres copias del formulario 677-FZ en el que se señalarán los motivos de la adquisición. El original y una copia se enviarán al departamento de compras,y el peticionario se quedará con otra copia para su archivo. Las adquisiciones que su­peren las 400.000 pesetas han de ser aprobadas por el director financiero.»

En las empresas las críticas a los procedimientos son muy frecuentes. Los em­pleados les acusan de ser burocráticos y de comportar una pérdida de tiempo, creando un «papeleo» innecesario. Sin embargo, el objetivo de los procedimientos es ayudar a la dirección y a los empleados a que el trabajo se efectúe con eficacia.

Las reglas son más estrictas, incluso, que los procedimientos. Señalan lo que se puede y lo que no se puede hacer en situaciones o momentos muy definidos.

Un ejemplo podría ser: «En el taller ha dé utilizarse casco.» Otro podría ser: «Todos los empleados disponen de tres días al semestre de ausencia para asuntos propios.»

 
Los presupuestos expresan las expectativas en cifras. Los presupuestos de caja prevén las necesidades de tesorería; los presupuestos de ingresos y gastos prevén los futuros beneficios; y los presupuestos de ventas prevén las ventas futuras. Pero no todos los presupuestos son financieros.

Por ejemplo, los presupuestos de mano de obra vienen expresados en horas, aunque luego éstas se valoren para obtener la previsión del coste del factor trabajo.